Durante muitos anos, a técnica ABC foi usada para dividir tarefas em ordem de importância; por exemplo, as tarefas mais importantes iam para a categoria A e seriam feitas antes das tarefas de categoria B ou C. No entanto, graças à recessão global, em que a maioria das empresas teve de fazer cortes, esta forma de pensamento já não funciona. Assim, a técnica ABC deixou de ser usada e parece que foi substituída por um sobrecarregamento de tarefas.

Novos trabalhadores – se tens um novo trabalhador a começar o trabalho, pede-lhes que avaliem bem o que fazem e o que pode ser mudado. Se isto for feito nas primeiras semanas, enquanto eles ainda estão com outra perspetiva, muitas tarefas não importantes e não urgentes podem ser removidas e o cargo pode ser redesenhado.

Reorganização– após um trabalhador ser despedido, os colaboradores existentes irão aceitar todo o trabalho, com medo de serem os próximos a sair. Mas não devia ser assim. Os colaboradores devem ser encorajados a falar e pedirem para reorganizar o seu cargo, porque mostra que querem tornar o negócio mais eficiente.

Quantidade de trabalho aumenta – Por vezes, podemos não nos aperceber do stress que os trabalhadores sentem. Por isso, se sentes que tens demasiado em mãos, pergunta o que deve ser priorizado.

Com isto em mente, surge uma nova questão – como o fazer? Vamos ver algumas das técnicas para remover trabalho não importante e não urgente.

O objetivo do processo é tornar a força de trabalho mais eficiente. Uma das formas de o fazer é prestando atenção ao que está a ser produzido. Se vires um empregado a fazer um relatório que ninguém leu, terás de agir, porque essa tarefa se tornou inútil. Já alguma vez foste a uma loja e te perguntaram na caixa se queres número de contribuinte na fatura? Eles estão a pedir ao cliente que remova uma tarefa não importante e não urgente, e tu podes fazer o mesmo. Por que não perguntar aos clientes se existem algumas tarefas que já não são necessárias?

Para além disso, à medida que a tecnologia avança, deves procurar soluções de automação. No que toca a marcações, por exemplo, pode haver uma função automática que pode fazer esse trabalho enquanto os teus colaboradores se focam em algo mais importante. Por último, tens de avaliar o trabalho não importante e não urgente de forma frequente. Pessoalmente, gosto de me sentar de vez em quando e pensar no trabalho de cada colaborador.

Como podes ver, remover tarefas não importantes e não urgentes pode fazer a diferença entre a tua companhia ser ou não cada vez mais eficiente.