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Toda a gente sente que tem demasiado com que lidar, e não tem tempo suficiente. Propõem-se a fazer coisas para as quais não têm recursos para tal.

Trabalho: tudo o que queres que seja diferente do que é atualmente.

Quanta informação disponível é relevante para fazeres estes projetos “melhor”? A resposta é, uma quantidade infinita, e facilmente acessível através da internet.

Nós aceitamos receber uma quantidade enorme de informação e comunicação do mundo exterior, e também nós próprios geramos um grande volume de ideias e acordos com nós mesmos e os outros, nos nossos mundos internos. Um número enorme de compromissos internos e externos.

A capacidade de ser bem-sucedido, relaxado, e no controlo das coisas nestes tempos férteis, mas turbulentos, exige novas formas de pensar e de trabalhar. Há uma grande necessidade de novos métodos, tecnologias e hábitos de trabalho que nos ajudem a ficar no topo do mundo.

A tua capacidade de gerar poder é diretamente proporcional à tua capacidade de relaxar.

Limpar a mente e ser flexível são coisas essenciais.

Qualquer coisa que te faça reagir de forma exagerada ou branda pode controlar-te, e na maioria das vezes, controla.

A maioria do stress que as pessoas experienciam advém da gestão inapropriada de compromissos que fazem ou aceitam.

Aprende a controlar os “loops abertos”.

Escreve o problema ou situação que te ocupa a mente neste momento. Descreve, numa frase apenas, o sucesso que procuras no resultado dessa situação ou problema.

Escreve qual a próxima ação física necessária para movimentar a situação em frente.

Queres que seja diferente do que é atualmente, e mesmo assim:

-ainda não esclareceste o resultado que pretendes

-ainda não decidiste qual a próxima ação a tomar

-ainda não colocaste lembretes do resultado e da ação necessárias, num sistema que confias.

É um desperdício de tempo e energia continuar a pensar sobre algo no qual não fazes progresso.

Não há razão para teres o mesmo pensamento duas vezes, a menos que gostes de ter esse pensamento.

Precisamos de transformar todas as coisas que estamos a tentar organizar em coisas acionadas que temos de fazer.

Mantém o hábito de não teres nada a ocupar-te a mente.

Fazer

Não podes FAZER um projeto. Podes apenas fazer uma ação relacionada com ele. Muitas ações requerem apenas um minuto ou dois, no contexto apropriado, para avançar com o projeto.

Falta de tempo não é um problema principal, embora penses que sim. O verdadeiro problema é falta de clareza e definição acerca do que o projeto realmente é, e quais as próximas ações associadas necessárias. Clarificar as coisas na frente, quando aparecem no radar, em vez de apanhares os problemas só depois, quando já se desenvolveram, permite às pessoas colher os benefícios da gestão.

Eu recebo e organizo 100 por cento das minhas coisas com as ferramentas objetivas à mão, em vez de na minha cabeça. Isto aplica-se a tudo – pequeno ou grande – profissional ou pessoal – urgente ou não. Tudo.

A tua mente vai continuar a trabalhar nessas coisas que continuarem no seu estado indeciso.

-Coletar coisas

-Processar o que significam e o que fazer acerca delas

-Organizar os resultados

-Avaliar como opções para o que escolhermos…

-…fazer

Junta e coleta marcadores para todas as coisas que consideras incompletas no teu mundo. Qualquer coisa que pensas que tem de ser diferente do que é atualmente, tendo algum nível de compromisso interior à mudança.

SIM: Qual a próxima ação? Vai demorar menos de dois minutos? SIM: executa-a agora. NÃO: Será que sou a pessoa certa para fazer isto? SIM: Adia-a (controla-a no calendário ou lista de ações a fazer) NÃO: Delega-a. (Espera o resultado)

NÃO: Referencia (possibilidade de uso se necessária). Um dia/Talvez. Descarta.

Um projeto é qualquer resultado pretendido que necessite de mais que um passo de ação.

A decisão da próxima ação é central. Essa ação precisa de ser o próximo comportamento físico visível, sem exceção, em qualquer circuito aberto.

LISTA E PRÓXIMAS AÇÕES: as ações que precisam de ser feitas o mais cedo possível.

À ESPERA: tudo o que estás a espera que os outros façam

Subdivide as tuas Próximas Ações em categorias, como Horário de Trabalho, ou Com a Assistente – para que da próxima vez que estiveres nessas situações, faças tudo de uma vez.

Analisa todas as ações e opções À tua frente, para radicalmente aumentares a eficácia das escolhas que fazes acerca do que fazes em qualquer altura.

Como vais decidir o que fazer ou não? Ao confiar na tua intuição.

AVALIAÇÃO SEMANAL

-Junta e processa todas as tuas coisas

-Avalia o teu sistema

-Atualiza as tuas listas

GRANDE AVALIAÇÃO

-Vida

-Visão para os próximos 3-5 anos

-Objetivos para os próximos 1-2 anos

-Áreas de responsabilidade

-Projetos atuais

-Ações do momento.

Pensa no teu propósito. Pensa em como será o aspeto do sucesso. Onde vais estar fisicamente, financeiramente, em termos de reputação? Faz um brainstormde potenciais passos. Organiza as tuas ideias. Decide as próximas ações. Estás mais claro acerca de onde queres ir e como lá vais chegar?

As pessoas adoram ganhar. Se não estás totalmente certo claro acerca do propósito do que estás a fazer, não vais ganhar.

-Cria critérios de tomada de decisões

-Alinha recursos

-Motiva

-Clarifica o foco

-Expande opções, abre o pensamento criativo

Uma boa forma de pensar em quais os teus princípios, é completar esta frase: “Eu daria aos outros liberdade total para fazer isto, se eles…”.

Não vais perceber como se faz até te imaginares a fazê-lo.

Perguntar que ação física específica tomarias a seguir, se não tivesses mais nada para fazer, vai testar a maturidade do teu pensamento acerca do teu projeto.

Um projeto está suficientemente planeado para implementação quando todos os passos de ação já tenham sido decididos em todas as frentes que podem avançar sem precisar que outros componentes tenham de ser completados primeiro. Se o projeto tem vários componentes, cada um deles devia ser confrontado com a pergunta, “Existe alguma coisa que alguém podia estar a fazer neste ponto agora?”

Em alguns casos, apenas vai haver um aspeto que pode ser ativado, e tudo o resto vai depender do resultado disso.

As pessoas com a maior performance que conheço, são aquelas que instalaram os melhores truques nas suas vidas.

Tudo é processado de igual forma. “Processo” significa decidir o que a coisa é, que ação é precisa, e de seguida despachá-la como é suposto.

Urgência

Scanning de emergência – procurar a coisa mais urgente, mais divertida ou mais interessante na tua caixa – não é processar.

Emails são mais eficazes de processar em último, ou no início, por causa de toda a corrente de discussão que se acumula.

O teu CPA pode providenciar tabelas de tempos de retenção de dados que dizem quanto tempo deves guardar certos tipos de documentação.

ALGUM DIA/TALVEZ: “não há nada a fazer nisto agora, mas poderá haver mais tarde”. Um evento no futuro que não sabes se vais estar presenta para presenciar. Algo que preferias passar uma semana a analisar.

Até saberes qual a próxima ação física a fazer, há ainda mais que pensar antes de algo acontecer.

Decidir não é uma ação. Apenas precisas de mais informação para tomar uma decisão. Essa informação é de fontes externas ou de pensamentos interiores?

Mesmo se o item não tem uma prioridade elevada, faz agora se a vais ter de fazer algum dia.

Regista a data de tudo o que dás aos outros para fazer.

Se colocares material de referência no mesmo monte que as coisas que ainda queres ler, vais ficar desorientado!

Coisas a fazer

Vais ter um grande sentimento quando souberes que as coisas na lista “À ESPERA” são o inventário completo de tudo o que valorizas, e que as outras pessoas têm de fazer.

Não uses material de suporte para te lembrares! Vais ficar apático porque não te preparam para fazer nada.

Se tens um projeto no qual não precisas de pensar agora, mas merece uma bandeira nalgum momento no futuro, põe-no no teu calendário.

Se tens uma lista de chamadas que tens de efetuar, no momento que essa lista não fica atualizada à medida que vais completando as chamadas, o teu cérebro não vai confiar no sistema, e não vai sentir o alívio das suas tarefas de menor nível. Vai ter de voltar atrás para se lembrar, o que como sabes, não faz bem.

Revê as listas de todas as ações que poderias fazer com o teu contexto atual.

Avalia-as contra o fluxo de outros trabalhos que vão chegando até ti, para garantir que tomas as melhores escolhas acerca do que lidar.

A avaliação semanal é o que quer que tenhas de fazer para limpares a tua mente novamente. Até poderes dizer honestamente, “eu sei plenamente tudo o que não estou a fazer, mas que podia fazer se decidisse.”

Mantém sempre um inventário de coisas que precisam de ser feitas que necessitam de pouca força mental e criativa.

Uma das melhores formas de aumentares a tua energia é fechar alguns dos teus circuitos. Por isso certifica-te que tens sempre circuitos simples para fechar, mesmo à mão.

Faz trabalhos situacionais à medida que aparecem, não por serem o caminho com menor resistência, mas por serem o que precisas de fazer, acima de tudo o resto.

Todos nós podíamos estar a fazer mais planos, de forma mais informal e mais vezes, acerca dos nossos projetos e das nossas vidas. Se o fizéssemos, iria aliviar muita pressão no nosso psicológico e produzir um enorme fluxo produtivo, com o mínimo esforço.

Pensamento proativo

A verdadeira necessidade é capturar e utilizar mais o pensamento proativo e criativo que fazemos – ou podíamos fazer.

Eu estou numa missão de fazer do mote “Qual é a minha próxima ação?”, parte do processo global de pensamento.

Apenas necessitarias de 10 segundos para perceber qual a próxima ação para tudo na tua lista. Mas a maioria das pessoas não o faz.

Porque procrastinamos o que achamos que vai ser tedioso, criativo, sensível, e as pessoas inteligentes procrastinam mais porque a sua sensibilidade dá-lhes a capacidade de produzir cenários de pesadelo acerca de todas as consequências negativas que poderão ocorrer se certa coisa não for feita na perfeição.

Quem é que não procrastina? OS idiotas insensíveis que apenas pegam em algo e fazem-no, sem consciência de tudo o que pode correr mal. Toda a gente tende a ficar pendurado por todo o tipo de coisas.

Muitos encontros/reuniões acabam com o sentimento vago de que algo tem de acontecer, e a esperança de não termos de ser nós a fazê-lo acontecer.

Começar as coisas constrói uma autoimagem mais positiva do que repetir afirmações ao espelho.

Se pode ser mudado, existe alguma ação que o vai fazer. Se não pode, tem de ser considerado como parte da paisagem a ser incorporada nas estratégias e táticas.

O queixar é um sinal que alguém não está disposto a arriscar mover-se para uma posição de mudança, ou não vai considerar as circunstâncias imutáveis dos seus planos. Isto é uma forma de auto-validação.

Quando começas a fazer as coisas acontecer, começas realmente a acreditar que consegues mudar as coisas. E isso faz as coisas acontecer.

Existem apenas dois problemas na vida:

“A vida não aguenta prazer maior do que aquele de ultrapassar dificuldades, passar de um passo de sucesso para outro, desenvolver novos desejos e vê-los gratificados.” – Doutor Samuel Johnson

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